小方和伙伴们是几个普通的大学生，看着身边同学总抱怨食堂饭菜单一，校外餐厅又贵得离谱，他们就动了心思：为啥不自己做点实惠的家常盒饭？说干就干，2024年春天，他们凑钱租了个小厨房，每天变着花样炒菜，定价亲民，一份盒饭才十几块钱。刚开始，生意挺火，同学们在朋友圈看到菜单，就涌进微信群下单。小方团队得手动记录——谁要A套餐、谁要B套餐，一条条在群里接龙，再用Excel表格整理。每天订单多的时候，光算账就让人头大。
手工操作的日子可不好过。小方回忆，那会儿团队三人轮班守在手机前，盯着微信群刷屏的消息，生怕漏掉一个订单。可还是经常出错：张三要的晚餐记成了午餐，李四的订单没统计进去。更麻烦的是算采购量——每天得手动加总A、B、C、D各套餐的份数，再推算出要买多少米、多少菜。一不留神，数字就对不上，结果不是食材买多了浪费，就是临时发现订单漏了，团队只好自己垫钱补单。大家累得够呛，时间全耗在算账上，连备餐都手忙脚乱。小方苦笑说，那感觉就像天天在考试，算错一题就得掏腰包买单。
转机来了。团队听说有个叫“群下单”的小程序，能自动汇总订单。小方半信半疑地试了试，没想到这一下解放了双手。系统会自动把微信群里的订单归总起来，实时生成一个清晰的采购清单——比如A套餐总共多少份、B套餐要多少，直接推送到手机上。再也不用手工算账了，团队只要看一眼清单，就知道当天该备多少货。变化来得很快，小方发现，那些漏单错单的事儿几乎没了，采购也变得又快又准。大家终于能喘口气，把精力用在炒菜和配送上。
现在，小方团队的日常轻松多了。订单自动汇总后，采购量精准无误，省下的时间他们可以多琢磨新菜品，或是和同学们聊聊天提升服务。小方说，创业路上，这个小工具帮了大忙——它不是多神奇的东西，就是让琐碎的工作变简单了。回看那段手工算账的日子，团队都笑了：原来智慧创业，就是懂得用工具省掉不必要的麻烦。